Hướng dẫn các vị trí đóng dấu trên văn bản

Trong hành chính và pháp lý, con dấu không chỉ là biểu tượng quyền lực mà còn là yếu tố quan trọng đảm bảo tính pháp lý và xác thực của văn bản. Việc đóng dấu đúng cách, đúng vị trí không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp tránh những rắc rối pháp lý không đáng có. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ các quy định về vị trí đóng dấu trên văn bản. Để hiểu rõ hơn về quy trình cũng như cách đóng dấu bài viết dưới đây sẽ giúp người lao động hiểu rõ và chi tiết hơn về các vị trí đóng dấu phổ biến.

Việc đóng dấu thể hiện sự xác thực, tính chính thống cũng như tính pháp lý của một văn bản. Bởi vậy pháp luật có quy định về việc sử dụng con dấu cũng như cách thức đóng dấu đối với các văn bản.

Cụ thể, Điều 33 trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05/3/2020 có quy định về việc sử dụng con dấu và quy cách khi đóng dấu như sau:

Về việc sử dụng con dấu:

• Đóng dấu rõ ràng, đúng chiều, ngay ngắn, dùng mực dấu đỏ theo quy định.
• Đóng dấu lên chữ ký phải trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái
• Văn bản hoặc phụ lục ban hành cùng với văn bản chính thức cần đóng dấu trang đầu, trùng lên một phần tên cơ quan, tên tổ chức hoặc tiêu đề của phụ lục.
• Đóng dấu treo, đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy phải do người đứng đầu tổ chức hoặc cơ quan quy định.
• Đóng dấu giáp lai vào khoảng giữa mép phải văn bản hoặc mép phải của phụ lục văn bản, đồng thời trùm một phần lên các tờ giấy.
• Mỗi dấu đóng tối đa số lượng 05 tờ văn bản.

Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã quy định ngoài việc thực hiện đúng quy định đóng dấu lên chữ ký, sau đây là một số nội dung cần tuân thủ khi sử dụng con dấu:

• Dấu đóng phải ngay ngắn, đúng chiều, rõ ràng và dùng đúng mực màu đỏ theo quy định.
• Những văn bản ban hành phải kèm theo văn bản chính hay phụ lục: Con dấu sẽ được đóng lên trang đầu tiên và trùm một phần tên tổ chức, cơ quan hoặc tiêu đề phụ lục.
• Việc đóng dấu treo, dấu nổi hay dấu giáp lai trên văn bản giấy phải do người đứng đầu tổ chức, cơ quan quy định.
• Dấu giáp lai cần được đóng vào ngay khoảng giữa mép phải hay phụ lục văn bản và trùm lên một phần các tờ giấy. Với mỗi con dấu chỉ được đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Mỗi loại hình dấu như dấu chữ ký, dấu treo, dấu giáp lai có cách đóng và quy chuẩn đóng khác nhau. Sau đây là cách đóng quy chuẩn của từng loại.

Dấu chữ ký là loại dấu được đóng trên chữ ký của cá nhân có thẩm quyền được ký và ban hành văn bản. Đây là con dấu có vai trò khẳng định giá trị pháp lý của văn bản do cá nhân có thẩm quyền ban hành. Cách đóng đúng chuẩn dấu chữ ký như sau:

• Thực hiện đóng dấu sau khi người có thẩm quyền đã ký. Không thực hiện đóng dấu khi chưa có chữ ký.
• Khi đóng dấu chữ ký, dấu phải được đóng trùm lên 1/3 phía bên trái chữ ký
• Dấu phải được đóng ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều, sử dụng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

Cách đóng dấu treo được quy định tại Điều 33 trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP ban hành vào ngày 05/3/2020. Đây là quy định áp dụng bắt buộc với tổ chức, cơ quan nhà nước và doanh nghiệp nhà nước bắt đầu từ ngày 05/03/2020.

Dấu treo có công dụng khẳng định giá trị pháp lý như dấu chữ ký trên văn bản. Mục đích của loại dấu này là khẳng định rằng văn bản được đóng dấu treo là một phần đi kèm theo với văn bản chính. Ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục hoặc văn bản đính kèm.

Cách thức đóng dấu như sau: dấu treo được đóng lên trang đầu tiên của văn bản, một phần trùm lên tên cơ quan, tên tổ chức hoặc tên của phụ lục được đính kèm theo văn bản chính.

Pháp luật hiện hành không đưa ra định nghĩa chính thức dấu giáp lai là gì. Có thể hiểu đây là con dấu được đóng vào lề phải của tài liệu, văn bản gồm từ 2 tờ trở lên, đảm bảo xác thực tất cả tờ giấy trong tập tài liệu hoặc văn bản, ngăn chặn việc thay đổi nội dung hoặc làm sai lệch tài liệu.

Dấu phải đóng ngay ngắn, đúng chiều và sử dụng màu đỏ theo đúng quy định.

Cách thức đóng dấu giáp lai như sau:

• Đóng vào giữa mép phải các tờ giấy của một tài liệu, văn bản, phụ lục văn bản;
• Đóng trùm lên một phần toàn bộ tờ giấy có trong tập tài liệu;
• Mỗi dấu đóng giáp lại cho không quá 05 tờ giấy văn bản.

Bên cạnh quy định về cách đóng dấu giáp lai có trong Điều 33, NĐ 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05/3/2020, từng Bộ, từng ngành còn có quy định cách đóng dấu riêng.

Ví dụ, quy định đóng dấu giáp lai của Tổng cục Hải quan là với văn bản từ 02 trang trở lên trong đó trang văn bản in 1 mặt và 03 trang trở lên nếu văn bản in 2 mặt. Mỗi con dấu giáp lai đóng tối đa 05 trang giấy in 01 mặt và không quá 09 trang giấy in 02 mặt văn bản (Căn cứ theo Công văn 6550/TCHQ-VP ban hành ngày 21/11/2012).

Một số loại văn bản phải đóng dấu giáp lai gồm:

• Hợp đồng (HĐ) kinh doanh nhiều trang.
• Quyết định (ví dụ : quyết định thanh tra, kiểm tra, ấn định thuế, xử phạt vi phạm…)
• Thông báo (ví dụ : giải quyết khiếu nại hoặc giải quyết tố cáo, nộp phạt…)
• Biên bản làm việc, biên bản xác minh, kết luận.
• Thanh lý HĐ.
• Hồ sơ thầu.
• …

Cách đóng dấu văn bản sẽ dùng trên nhiều loại tài liệu khác nhau, nhiều loại dấu khác nhau. Ví dụ đóng dấu giám đốc, dấu chức danh cho các giấy tờ nội bộ hoặc trên các hợp đồng,.. Hoặc các dấu mộc trên các hoá đơn hay đóng dấu mã số thuế.

Dấu chức danh dành cho các vị trí lãnh đạo trong công ty từ Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc cho đến Giám đốc chi nhánh, trưởng phòng Kinh doanh,…

Dấu chức danh thường sẽ đóng vào vị trí cuối văn bản, nơi sẽ có chữ ký của người có thẩm quyền kèm con dấu chức danh.

Dấu mã số thuế thường được đóng trong các hoá đơn, hoặc các khấu trừ thuế thu nhập cá nhân,… Dấu Mã số thuế không có quy định bắt buộc về vị trí đóng. Tuy nhiên thường được đóng vào các vị trí trống phù hợp nhằm cung cấp thông tin cho các bên. Như ví dụ bên dưới là đóng vào phần chữ ký cuối hoá đơn; hoặc phần trên vị trí ghi thông tin nơi được cấp hoá đơn.

Dấu đóng trên hóa đơn GTGT là dấu treo ở phần trên cùng tên hoá đơn. Hoặc ở phần chữ ký bên dưới.

• Con dấu phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn.
• Nhìn rõ thông tin in trên con dấu
• Dấu đóng đúng chiều
• Màu mực dấu phải là màu đỏ đúng theo quy định.
• Các dấu chữ kỹ, dấu giáp lai, dấu treo đóng theo đúng quy định

Ngày nay, doanh nghiệp, cơ quan và các tổ chức đã có thể sử dụng chữ ký số và con dấu số hoá để sử dụng cho các văn bản trên nền tảng số.Các văn bản này cần sử dụng hình ảnh dấu là con dấu chính thức của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được công nhận pháp lý. Hình ảnh dấu màu đỏ, kích thước bằng với kích cỡ thực tế của con dấu và lưu dưới định dạng png nền trong. Khi gắn hình ảnh con dấu vào văn bản số cần đảm bảo trùm lên 1/3 chữ ký đúng với tiêu chuẩn của đóng dấu trên văn bản giấy. Với dấu trên văn bản đi kèm với văn bản chính thức, bạn lưu ý các điểm sau:

• Nếu có văn bản đi kèm cùng tệp tin văn bản chính thức, chỉ gắn chữ ký số lên văn bản chính thức, không ký số lên văn bản kèm theo
• Nếu văn bản không cùng tệp tin với văn bản chính thức, phải gắn chữ ký số lên văn bản kèm theo (không hiển thị hình ảnh) ở góc trên bên phải tại trang đầu tiên của văn bản kèm theo.

Tóm lại, việc đóng dấu trên văn bản không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần mà còn là một khâu quan trọng, thể hiện sự chuyên nghiệp và tính pháp lý của tổ chức, cá nhân. Trong quá trình thực hiện, sự cẩn trọng và tỉ mỉ là yếu tố then chốt, giúp tránh khỏi những sai sót không đáng có, gây ảnh hưởng đến hiệu lực của văn bản.